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I principi fondamentali dell'organizzazione del flusso di documento fermo e gestito per l'organizzazione sono elencati in questa sezione. Tutti loro sono dichiarati in letteratura e sono conosciuti praticamente a qualsiasi dirigente ma siccome la pratica mostra che piuttosto spesso sono rotti.

Nelle organizzazioni concrete questi attributi possono portare vari nomi o esser aggiunti da attributi supplementari, spesso un gran numero. Ma gli elencati al di sopra di attributi sono presenti a tutti gli uffici delle imprese.

Il flusso di documento all'impresa non viene a una fine solo con ufficio. Oltre a esso solo comincia in carica, e la parte principale di passaggi di flusso di documento attraverso divisioni dell'organizzazione. In linea di principio il flusso di documento di ufficio in reparti con eccezione rara non eccita. Solo in casi certi, quando non i documenti eseguiti provano "a" dare la colpa a esso l'ufficio di seriamente in tempo la situazione in divisioni eccita.

Le esigenze su elaborazione elettronica di documenti sono state incontrate da applicazione di pacchi funzionali (i redattori del testo e i fogli di calcolo) e i pacchi di software integrati di Microsoft Office, Ufficio Perfetto, Loto l'Appartamento Intelligente. Questi mezzi sono stati insufficienti per direzione di flussi enormi dei documenti di carta ed elettronici che circolano sia in un'impresa sia tra loro. In generale un tal approccio ha peccato con mancanza di complessità in automazione di lavoro dell'ufficio e direzione di flusso di documento.

Consideriamo i tipi principali di documenti usati in lavoro dell'impresa con le loro caratteristiche. Ci sono molti tipi dei documenti usati in lavoro dell'impresa (alle imprese separate a cui il loro numero arriva a 500-6 Nello stesso momento, dal punto di vista di ufficio di tipi principali di documenti c'è quantità molto piccola, vale a dire su solo solo 3 occhiata:

Prima di tutto tutti i documenti che passano attraverso il reparto generale possiedono il numero di registrazione unico (forse gli algoritmi di creazione di numeri per ciascuno di tipi di documento. Inoltre, qualsiasi carta che non ha la registrazione la numera è la carta semplice, ma non il documento. Dal documento è fatto da esistenza su esso il numero di registrazione.

Nell'organizzazione ci deve essere solo un canale di ricevuta di documenti in arrivo. Anche se l'accettazione di documenti è costruita secondo lo schema distribuito (vedi. "I metodi di comunicazioni con il mondo esterno"), è fatto solo per aumento di velocità di elaborazione di documenti. Simili le divisioni immediatamente provvedono informazioni in carica (è desiderabile nel modo in linea di comunicazione con ufficio). È possibile pensare che tali punti remoti di registrazione di documento sono divisioni di ufficio.

Sulla pratica esistente di lavoro di uffici delle grandi organizzazioni di controllo solo gli affari che hanno luogo secondo il secondo schema sono messi. E, siccome è conosciuto da reclami per dipendenti di uffici, gli affari che passano secondo il primo schema spesso "cedono sotto il peso", cioè sono persi durante elaborazione. Se più lontano viene a qualcuno da direttori per fare attenzione per ricevere informazioni su tali affari, in carica ci sono problemi piuttosto grandi.

Il principio fondamentale di flusso di documento è che chiunque non ha archivi locali di documenti. Qualsiasi documento in arrivo che non è arrivato all'archivio generale di documenti è il cliente potenziale su nonesecuzione. Nell'organizzazione c'è servizio relativo, vale a dire l'ufficio che è responsabile di passare di documenti. I documenti che non sono considerati in carica sono persi a una boccia di tutti.